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Lo scorso giugno, l’Assemblea Soci di ECPC ha deciso di spostare la sede legale di ECPC dai Paesi Bassi al Belgio, nel tentativo di semplificare la vita amministrativa di ECPC e risolvendo la complessità di gestire una sede operative ed una legale differenti.

A seguito di tale decisione, l’Ufficio di ECPC ha identificato la procedura legale adatta per mantenere la continuità legale di ECPC, evitando di liquidare l’associazione in Olanda e ricrearla in Belgio. Il processo identificato dall’Ufficio permetterà ad ECPC ti mantenere intatti i contratti e gli obblighi legali dell’associazione.

Tale processo impone di emendare lo statuto di ECPC, adattandolo alla legislazione belga.

La procedura

L’ufficio ha identificato due notai, uno olandese ed uno belga, che ci seguiranno durante il trasferimento. E’ stato necessario trovare due notai a causa della mancanza di una procedura standard per trasferire associazioni dai Paesi Bassi al Belgio.

Grazie al supporto dei notai, abbiamo identificato la procedura corretta per il trasferimento della sede legale di ECPC:

  1. Novembre 2014
    Il nostro notaio olandese ha presentato la proposta di re-domiciliazione presso l’ufficio del registro commerciale neerlandese. E’ una semplice dichiarazione attestante che ECPC intende trasferirsi dai Paesi Bassi al Belgio. Il Consiglio di ECPC ha invitato tale documento a metà Novembre, in seguito all’ultimo meeting del Consiglio stesso.
  2. Novembre 2014
    La proposta di re-domiciliazione è stata pubblicata sulla gazzetta ufficiale olandese.
    1. Dal quel momento ha inizio un periodo di due mesi durante il quale i creditori di ECPC possono obiettare sul trasferimento. Per ECPC, questo passo è un semplice obbligo amministrativo, non avendo sostanziali impegni economici nei Paesi Bassi.
  3. Febbraio 2015
    Terminato il periodo di due mesi dalla pubblicazione sulla gazzetta ufficiale, ECPC indirrà una “Assemblea Soci Straordinaria” per dare seguito ad un atto notarile per la re-domiciliazione dell’associazione. Tale atto notarile confermeraà il cambio di sede.
    1. L’atto notarile deve essere sottoscritto nei Paesi Bassi, alla presenza di un notaio olandese;
    2. Non verranno fatti cambiamenti allo statuto di ECPC;
    3. L’atto notarile verrà eseguito in duplice copia, per entrambi i notai (belga e olandese).
  4. Giugno 2015
    Il nostro notaio belga preparerà un secondo atto notarile, da eseguirsi in presenza di un notaio belga durante l’Assemblea Generale di ECPC a Bruxelles. L’atto notarile darà valore legale al voto dell’Assemblea sugli emendamenti del nostro statuto (inclusa la sede legale) necessari per adeguarsi alla legge belga. Conseguentemente, ECPC assumerà lo status di associazione internazionale senza scopo di lucro (in belga “Association International Sans But Lucratif – AISBL”).
    1. Tale atto notarile deve essere eseguito in Belgio alla presenza di un notaio belga;
    2. L’Assemblea Soci voterà gli emendamenti allo statuto di ECPC;
    3. L’atto notarile verrà eseguito in duplice copia, per entrambi i notai (belga e olandese).
  5. Giugno 2015
    A seguito del voto dell’Assemblea Soci, il nostro notaio belga invierà la richiesta di approvazione del nuovo statuto al Ministero della Giustizia belga;
    1. A questo punto della procedura, ECPC non è ancora riconosciuta come un’associazione belga e continuerà ad operare come un’organizzazione olandese;
    2. ECPC verrà riconosciuta come associazione belga solo dopo l’approvazione del Ministero della Giustizia, che perverrà sotto forma del cosí detto “Arrêté royal” (timbro reale). L’approvazione viene concessa entro 6 mesi dalla presentazione della domanda.
  6. Dicembre 2015 (al più tardi)
    Approvazione del nuovo statuto da parte del Ministero della Giustizia belga, consegna dell’ Arrêté royal.
  7. Dicembre 2015 (al più tardi)
    ECPC ottiene un identificativo dell’associazione dal registro delle persone morali; pubblicazione sulla gazzetta ufficiale belga
    1. Da questo punto, ECPC diviene un’associazione belga;
    2. ECPC è registrata nel registro commercial belga.
  8. Dicembre 2015 (al più tardi)
    ll nostro notaio olandese notifica la deregistrazione di ECPC al registro neerlandese;
    1. Tutte le parti interessate vengono notificate.

Prossimi appuntamenti

Il Consiglio di ECPC ha già invitato i documenti necessari alle autorità olandesi, in linea con il primo punto della procedura delineata in precedenza.

L’Assemblea Soci Straordinaria deve avere luogo nei Paesi Bassi, due mesi dopo la presentazione della domanda di re-domiciliazione.

ECPC ha richiesto al notaio di procedere all’invio dei documenti alle autorità neerlandesi, quindi il periodo di due mesi finirà a febbraio 2015. Durante l’ultimo meeting del Consiglio, l’Ufficio ha suggerito di organizzare un meeting del Consiglio nei Paesi Bassi, coincidente con l’Assemblea Soci Straordinaria, al fine di registrare la decisione dell’amministrazione olandese. Il nostro notaio ha gentilmente messo a disposizione il proprio ufficio sia per il meeting che per l’Assemblea Soci Straordinaria.

Il meeting avrà luogo venerdí 20 febbraio, dalle 11.00 alle 12.00.

Cosa deve fare il socio di ECPC?

L’Assemblea Soci Straordinaria è un mero passaggio tecnico nel processo di trasferimento della sede di ECPC. L’unico punto all’ordine del giorno durante l’Assemblea Soci Straordinaria sarà la re-domiciliazione dell’Associazione. Per questo motivo, non è necessario che tutti i Membri di ECPC partecipino all’Assemblea Soci Straordinaria.

In linea con il nostro statuto, e per assicurare il più elevato grado di trasparenza possibile, l’Ufficio di ECPC, a nome del Consiglio, sottoporrà a tutti i Membri di ECPC la convocazione ufficiale all’Assemblea Soci Straordinaria, comprendente l’ordine del giorno. In quanto Membro di ECPC, lei ha la facoltà ed il diritto di partecipare all’Assemblea Soci Straordinaria. Tuttavia, ECPC non sarà in grado di coprire le spese di viaggio e alloggio.

Cosa faremo per voi?

Al fine di garantire la massima trasparenza, le minute dell’Assemblea Soci Straordinaria saranno pubblicate sul sito di ECPC immediatamente dopo l’Assemblea stessa., insieme ad una copia dell’atto notarile.

L’Ufficio di ECPC vi manterrà aggiornati sugli sviluppi relativi al trasferimento della sede attraverso la nostra newsletter ed il sito.

L’Ufficio rimane a vostra completa disposizione per rispondere ad ogni domanda relativa al trasferimento di sede. Francesco Florindi, il nostro Coordinatore delle Relazioni Pubbliche sarà lieto di rispondere ai vostri questi: potete contattarlo a This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it..

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