Pentru a simplifica încheierea de contracte si elaborarea rapoartelor financiare catre Comisia Europeana, Adunarea Generala de anul trecut (Bucuresti, iunie 2014) a decis mutarea sediului legal al ECPC din Olanda în Belgia, rezolvand astfel problema dualitatii sediului – legal si operational - al ECPC.

In urma deciziei Adunarii Generale, stafful ECPC s-a documentat asupra procedurii optime prin care să asigure continuitatea activităţii persoaneijuridice a ECPC si care să evite “desfiintarea” ECPC în Olanda si re-infiintarea sa în Belgia. Procedura de transfer identificata de biroul de la Bruxelles va permite ECPC să isi mentină toate contractele si obligatiile pe durata procesului de transfer.

Procesul de transfer implica amendarea statutului actual al ECPC si adaptarea sa la legislatia belgiană.

Desfasurarea procesului de transfer

Biroul a identificat doi notari, unul olandez și unul belgian, care ne vor acorda asistență pe durata transferului. Angajarea a doi notari a fost necesară din cauza faptului că nu există o procedură unică, armonizată, de transferare a asociațiilor din Olanda în Belgia.    

Cu ajutorul indicațiilor oferite de acestia, am identificat procedura corectă de mutare a sediului ECPC.

  1. Noiembrie 2014

Notarul olandez depune la Registrul Comertului din Olanda o propunere de mutare a sediului. Este vorba de o simplă declaratie care informează că ECPC intentioneaza să isi mute sediul din Olanda în Belgia. Boardul ECPC a depus deja acest document la jumatatea lunii noiembrie 2014, în urma ultimei sedinte de Board.  

           Noiembrie 2014

1.Notarul olandez publica în Monitorul Oficial olandez propunerea de mutare a sediului;

2. Din momentul publicarii incepe o perioada de doua luni pentru contestare, timp în care creditorii ECPC pot aduce obiectii la cererea de mutare a sediului. Dat fiind ca ECPC nu desfasoara nici un fel de activitati în Olanda, este vorba de o etapa strict  administrativa.

  1. Februarie  2015

Dupa expirarea celor două luni va fi convocată o Adunare Generala Extraordinara pentru a executa actul notarial de mutare a sediului organizatiei si pentru a transfera sediul statutar al Asociatiei in Belgia.

  1. Acest act notarial trebuie sa aibe loc in Olanda, in prezenta notarului olandez;
  2. In aceasta etapă nu vor fi operate nici un fel de modificari ale statutului;
  3. Actul notarial va fi încheiat în două exemplare (unul pentru notarul olandez si unul pentru notarul belgian) în fața unui notar olandez de drept civil.
  1. Iunie 2015

Notarul belgian elaborează un act notarial care va fi finalizat la Adunarea Generală, prin care se decide schimbarea Actului Constitutiv (inclusiv sediul) pentru a fi in accord cu legea belgiana si pentru a adopta Statutul unei organizatii non-profit belgiene (Association International Sans But Lucratif – AISBL).

-       Acest act notarial trebuie sa aibă loc in Belgia, in prezenta notarului belgian;

-       Adunarea Generala decide asupra amendamentelor  aduse Statutului ECPC;

-       Actul notarial va fi încheiat în două exemplare (unul pentru notarul olandez si unul pentru notarul belgian) în fața unui notar belgian de drept civil.

  1. Iunie 2015

Dupa Adunarea Generală, notarul belgian va face o cerere catre Ministerul Justitiei din Belgia pentru a obtine aprobarea noului Statut;

  1. In această etapă ECPC nu este incă recunoscută ca asociatie belgiană si continuă să functioneze precum o organizatie olandeză ;
  2. ECPC este recunoscută ca organizatie belgiană după ce va primi aprobarea de la Ministerul Justitiei, asa numitul « Decret regal » . Aceasta etapa poate dura pana la 6 luni ;
  3. Decembrie  2015 (cel tarziu)Primirea aprobarii de la Ministerul Justitiei prin asa numitul “Decret regal”.
  4. Decembrie 2015 (cel tarziu)

ECPC primeste un numar de inregistrare; urmează publicarea in Monitorul Oficial;

  1. Din acest moment ECPC devine o asociatie belgiană;
  2. Inregistrarea asociatiei in Registrul de Comert belgian;
  3. Decembrie 2015Notarul belgian notifică finalizarea mutării sediului ECPC in Registrul de Comert olandez.  
    1. Notificarea tuturor părtilor interesate.

Ce au membrii ECPC de facut?

Adunarea Generala Extraordinara este o etapa strict administrativa in procesul de transferare a sediului. Singurul punct pe agenda Adunarii Extraodinare va fi mutarea sediului organizatiei. Astfel, nu este necesara prezenta tuturor membrilor ECPC.

Conform statutului actual si pentru a asigura cel mai inalt grad de transpareta, stafful ECPC, in numele Boardului, va trimite tuturor membrilor ECPC o convocare oficiala pentru a lua parte la Adunarea Generala Extraordinara, atasand si agenda evenimentului. Ca membrii ECPC, sunteti bineveniti sa participati dar ECPC nu va rambursa cheltuielile.

Ce informatii veti primi de la ECPC?

Din motive de transparentă, minuta Adunarii Generale Extraordinare, va fi publicată pe site-ul ECPC impreuna cu o copie a actului notarial.

Biroul ECPC vă va tine la curent in mod constant cu desfasurarea acestui proces, prin intermediul buletinului informativ lunar cat si prin postări pe siteul nostru.

Biroul ECPC va stă la dispozitie pentru orice fel de intrebări legate de acest transfer. Il puteti contacta pe Francesco Florindi la următoarea adresă de mail :This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

Events

CDDF Access to Innovative Oncology Drugs
Start Thu Sep 07, 2017 @ 8:00AM
End Fri Sep 08, 2017 @ 5:00PM
Madrid, Spain
ESMO 2017 Congress
Start Fri Sep 08, 2017 @ 8:00AM
End Tue Sep 12, 2017 @ 5:00PM
Madrid, Spain
5TH HEAD & NECK CANCER AWARENESS WEEK
Start Mon Sep 18, 2017 @12:00AM
End Fri Sep 22, 2017 @11:59PM

Supporting survivorship: Life after diagnosis and post-treatment care of head and neck cancer patients
Start Mon Sep 18, 2017 @12:00PM
End Mon Sep 18, 2017 @ 2:00PM
European Parliament, Member’s Salon, ASP Floor 0 Rue Wiertz 60 – Brussels

ECPC-TV